Inom idrottsrörelsen behandlar vi många olika typer av personuppgifter för att vardagen ska fungera. Från 25 maj 2018 gäller EU:s nya dataskyddsförordning (GDPR) som innebär ett stärkt skydd för enskildas personliga integritet och ställer hårdare krav på hur personuppgifter får behandlas.
Läs mer om hur vi använder oss av personuppgifter här nedan:
Föreningsadministration
Ändamål med behandling | Roller/behörigheter, grupper, utmärkelser, avgifter, kommunikation, träningsaktiviteter, kontaktuppgifter till målsmän. |
Kategorier av personuppgifter | Exempelvis namn, födelsedata/personnummer, kontaktuppgifter, kön, telefonnummer, konto- och betalningsinformation. |
Mottagare | Inom ramen för föreningsadministrativa ändamål skickas inte personuppgifterna till andra mottagare. |
Tredjelandsöverföring m.m. | Ingen tredjelandsöverföring. |
Lagringstid | Personuppgifterna ska gallras 24 månader efter avslutat medlemskap, om personuppgifterna ej är nödvändiga för rättslig förpliktelse eller allmänt intresse, eller annan laglig grund där ändamål för behandling kvarstår. |
Bidrag och statligt stöd (LOK-stöd)
Gemensamt personuppgiftsansvarig | Sveriges Riksidrottsförbund (RF), föreningen. |
Dataskyddsombud för RF | Kontaktuppgifter finns på www.rf.se/personuppgifter. |
Ändamål med behandling | Ansökan om bidrag och statligt stöd för idrottsverksamheten. Föreningen ansöker om LOK-stöd genom närvaroregistrering. |
Kategorier av personuppgifter | Exempelvis namn, födelsedata/personnummer, kontaktuppgifter, telefonnummer, medlemskoppling. |
Mottagare | Föreningens hemkommun. |
Tredjelandsöverföring m.m. | Ingen tredjelandsöverföring. |
Lagringstid | Personuppgifter registreras inför varje ansökningsperiod som sker två gånger per år. Därefter ansvarar RF för gallring av personuppgifterna inom LOK-stödsapplikationen när ändamålet med behandlingen inte längre kvarstår. RF genomför ändamålsbedömning årligen. |
Statistik och uppföljning
Gemensamt personuppgiftsansvarig | RF, SF, SISU, föreningen. |
Dataskyddsombud för RF | Kontaktuppgifter finns på www.rf.se/personuppgifter. |
Ändamål med behandling | Ex. sammanställning av statistik, tävlingsrekord, uppföljning av projekt. |
Kategorier av personuppgifter | Kön, postnummer, ålder, Idrottskoppling. |
Mottagare | SCB, Centrum för Idrottsforskning och ev. andra organisationer som föreningen använder vid framtagande av statistik eller uppföljning. |
Tredjelandsöverföring m.m. | Ingen tredjelandsöverföring. |
Lagringstid | En bedömning ska göras utifrån varje enskild statistiksammanställning och uppföljning. Föreningen ansvarar för gallring av personuppgifterna när ändamålet med behandlingen inte längre kvarstår. |
Licenshantering
Gemensamt personuppgiftsansvarig | RF, SF, föreningen. |
Dataskyddsombud för RF | Kontaktuppgifter finns på www.rf.se/personuppgifter. |
Ändamål med behandling | Administrering av tävlingslicenser. |
Kategorier av personuppgifter | Exempelvis namn, personnummer, kön, kontaktuppgifter, telefonnummer, medlemskoppling. |
Mottagare | Tävlingsarrangör och ev. andra biträden vid tävlingsarrangemang. |
Tredjelandsöverföring m.m. | Tredjelandsöverföring kan ske vid tävlingsarrangemang i tredje land. SF och/eller föreningen ansvarar för att eventuell tredjelandsöverföring efterlever alla krav i dataskyddsförordningen. |
Lagringstid | Personuppgifter inom licenshantering kan hanteras när det finns en aktiv licens kopplad till individen. Om individens licens blir inaktiv, oberoende av anledning, måste föreningen och SF bedöma om ändamålet med behandlingen kvarstår. Föreningen och SF ansvarar gemensamt för att genomföra den bedömningen årligen. |
Säkerhetsåtgärder | Föreningen och SF ansvarar för att lämpliga säkerhetsåtgärder vidtas vid tredjelandsöverföringar. |
Tävlingsadministration
Gemensamt personuppgiftsansvarig | SF, föreningen. |
Dataskyddsombud för RF | Kontaktuppgifter finns på www.rf.se/personuppgifter. |
Ändamål med behandling | Tävlingsadministrering, inbegripet arrangering av tävling och resultatrapportering. |
Kategorier av personuppgifter | Exempelvis namn, personnummer, kön, kontaktuppgifter, telefonnummer, medlemskoppling. |
Mottagare | Tävlingsarrangör och ev. andra biträden vid tävlingsarrangemang. |
Tredjelandsöverföring m.m. | Tredjelandsöverföring kan ske vid tävlingsarrangemang i tredje land. Föreningen och/eller SF ansvarar för att eventuell tredjelandsöverföring efterlever alla krav i dataskyddsförordningen. |
Lagringstid | Föreningen och/eller SF är ansvariga för gallring av personuppgifter och ska årligen bedöma om ändamålet för behandling av personuppgifter kvarstår. |
Säkerhetsåtgärder | Föreningen och/eller SF är ansvarig för att teckna personuppgiftsbiträdesavtal med samtliga personuppgiftsbiträden som anlitas vid tävlingsarrangemang. Föreningen och SF ansvarar för att lämpliga säkerhetsåtgärder vidtas vid tredjelandsöverföringar. |
Publicering av material på sociala medier och föreningens hemsida
Ändamål med behandling | Uppvisande och marknadsföring av föreningens verksamhet, exempelvis tränings- och tävlingsverksamhet. |
Kategorier av personuppgifter | Exempelvis namn, bilder, tävlingsresultat, föreningsaktiviteter. |
Mottagare | Uppgifterna överförs inte till andra mottagare utöver publicering på hemsida och/eller sociala medier. |
Tredjelandsöverföring m.m. | Ingen aktiv tredjelandsöverföring sker. Individer i tredje land kan tillgodogöra sig information som publicerats på hemsida och/eller sociala medier i den digitala världen. |
Lagringstid | Föreningen är ansvarig för gallring av personuppgifter och ska årligen bedöma om ändamålet för behandling av personuppgifter kvarstår. |
Säkerhetsåtgärder | Föreningen har en särskild instruktion för hantering av personuppgifter i ostrukturerat material. |
Behandling av personuppgifter i e-post
Ändamål med behandling | Föreningen kan komma att behandla personuppgifter i e-post för föreningsadministration, hantering av medlemskap i föreningen, deltagande i föreningens tränings- eller tävlingsverksamhet, administrering av utbildningar arrangerade av föreningen och kontakt med medlem. |
Kategorier av personuppgifter | Namn, personnummer, kontaktuppgifter, medlemskoppling, tävlingsresultat. |
Mottagare | Som utgångspunkt inga mottagare som är tredje part i förhållande till den registrerade och ev. personuppgiftsbiträden. Föreningen tillhandahåller inte aktivt personuppgifter till externa mottagare via e-post. |
Tredjelandsöverföring m.m. | Ingen tredjelandsöverföring sker som utgångspunkt. Föreningen är ansvarig för att vidta utökade säkerhetsåtgärder vid eventuella tredjelandsöverföringar eller vid mejlkorrespondens med personer som vistas i tredje land. |
Lagringstid | Personuppgifter i e-post ska raderas snarast möjligt. Om föreningen har ändamål och laglig grund att behandla personuppgifter som inkommit via e-post ska uppgifterna som utgångspunkt snarast möjligt överföras till det system där de hör hemma, till exempel ett licenshanteringssystem. Därefter ska e-postmeddelandet raderas. |
Säkerhetsåtgärder | Föreningen har en särskild instruktion för hantering av personuppgifter i ostrukturerat material. |
Genom att godkänna föreningens användarvillkor godkänner du att vi får använda personuppgifter till de ändamål som står ovan.
